Gestione documentale: come organizzare i documenti di una PMI
La gestione documentale permette di organizzare, classificare, condividere e ritrovare più facilmente i documenti aziendali, definendo regole chiare per accessi, versioni, archiviazione e ciclo di vita delle informazioni.
Cos’è la gestione documentale?
La gestione documentale comprende metodi, regole e strumenti utilizzati per governare i documenti durante il loro ciclo di vita.
Per una PMI significa superare una gestione basata esclusivamente su cartelle locali, allegati email e copie duplicate, creando invece un sistema nel quale le informazioni siano organizzate e reperibili.
Può inoltre collegarsi alla fatturazione elettronica , alla firma e agli altri processi amministrativi digitali.
Documenti reperibili
Struttura, classificazione e ricerca aiutano a trovare più velocemente le informazioni necessarie.
Meno duplicazioni
Un archivio organizzato riduce il rischio di lavorare su più copie dello stesso documento.
Collaborazione
Le persone autorizzate possono condividere informazioni mantenendo regole e responsabilità più chiare.
Maggiore continuità
Le informazioni rimangono accessibili all’organizzazione e non soltanto alla persona che le ha create.
Come funziona un processo di gestione documentale
Un documento non deve soltanto essere salvato. Deve poter essere identificato, classificato, utilizzato dalle persone autorizzate e gestito nel tempo.
Creazione o acquisizione
Il documento nasce internamente oppure entra in azienda attraverso clienti, fornitori o altri soggetti.
Classificazione
Il file viene associato a categorie, clienti, progetti, pratiche o altre informazioni utili.
Indicizzazione
Metadati e criteri di ricerca rendono il documento più facilmente individuabile.
Condivisione
Il documento viene reso disponibile alle persone autorizzate in base alle necessità operative.
Aggiornamento
Le modifiche devono essere gestite evitando confusione tra versioni differenti dello stesso file.
Archivio e conservazione
Al termine della fase operativa, il documento segue le regole previste per archivio e conservazione.
Come organizzare i documenti aziendali
Prima di scegliere un software è utile progettare una struttura coerente con il modo in cui lavora l’impresa.
Individua le categorie
Clienti, fornitori, amministrazione, personale, contratti, progetti e altri ambiti possono richiedere logiche differenti.
Definisci una regola comune
Nomi, metadati e criteri di classificazione dovrebbero essere comprensibili a tutto il team.
Assegna ruoli e accessi
Non tutti devono necessariamente poter leggere o modificare ogni documento aziendale.
Una struttura efficace dovrebbe definire:
Accessi, versioni e sicurezza dei documenti
Centralizzare i file è soltanto una parte del lavoro. Un sistema documentale dovrebbe consentire all’impresa di sapere chi può accedere alle informazioni e quale versione deve essere utilizzata.
Autorizzazioni
I permessi possono essere definiti in funzione di ruoli, reparti e responsabilità.
- Lettura
- Modifica
- Condivisione
- Amministrazione
Version control
La gestione delle revisioni evita che copie differenti dello stesso file circolino senza controllo.
- Versione corrente
- Storico modifiche
- Revisioni
- Tracciabilità
Continuità e sicurezza
Backup e protezione degli accessi devono essere considerati parte della gestione delle informazioni.
- Backup
- Permessi
- Ripristino
- Controllo accessi
Gestione documentale, firma digitale e PEC
I documenti aziendali possono attraversare strumenti diversi durante il loro ciclo: creazione, firma, comunicazione, archiviazione e conservazione.
Per questo la gestione documentale può essere collegata alla firma digitale e alla PEC .
Per approfondire le regole sui documenti informatici è possibile consultare anche le risorse AgID sulla gestione documentale .
File e informazioni devono poter essere identificati e organizzati.
Determinati documenti e processi possono richiedere strumenti di sottoscrizione elettronica.
La PEC può entrare nel flusso delle comunicazioni documentali dell’impresa.
Deve essere distinta dal semplice salvataggio di una copia del documento.
Come scegliere un software di gestione documentale
La soluzione migliore dipende dal volume dei documenti, dal numero di utenti, dai processi da gestire e dalle integrazioni già utilizzate dall’impresa.
Per una PMI è utile privilegiare una struttura semplice da utilizzare, evitando sistemi troppo complessi rispetto alle reali necessità.
- Ricerca rapida dei documenti.
- Metadati e classificazione.
- Gestione delle versioni.
- Permessi e ruoli.
- Accesso da più dispositivi.
- Backup e sicurezza.
- Integrazione con gli altri software aziendali.
Prima di scegliere verifica
Le persone devono poter trovare e gestire i documenti senza procedure inutilmente complesse.
File, contenuto e metadati dovrebbero essere facilmente interrogabili.
Valuta se è possibile assegnare accessi differenti a utenti e gruppi.
Verifica la compatibilità con strumenti amministrativi e operativi già utilizzati.
Considera volumi, utenti e costi anche nel medio periodo.
Errori da evitare nella gestione dei documenti
Digitalizzare non significa semplicemente spostare le stesse abitudini disordinate dalla carta alle cartelle del computer.
Strutture diverse create da ogni persona rendono difficile trovare informazioni e mantenere ordine nel tempo.
Senza gestione delle versioni diventa difficile capire quale documento sia realmente quello corrente.
Gli allegati distribuiti nelle caselle personali non costituiscono un archivio aziendale organizzato.
Informazioni diverse possono richiedere livelli di accesso differenti in base a ruolo e necessità.
Centralizzare i documenti senza prevedere protezione e recupero aumenta il rischio operativo.
La presenza di un file in cloud o su un disco non coincide automaticamente con un processo di conservazione digitale.