Firma digitale: cos’è, come funziona e quando utilizzarla
La firma digitale consente di sottoscrivere documenti informatici attraverso strumenti tecnologici che permettono di verificare l’identità del firmatario e l’integrità del documento firmato.
Cos’è la firma digitale?
La firma digitale è una tipologia di firma elettronica qualificata utilizzata per sottoscrivere documenti informatici.
Il sistema utilizza certificati qualificati e tecnologie crittografiche che consentono di collegare la firma al titolare e di verificare l’integrità del documento.
Per le imprese entra spesso nello stesso ecosistema della gestione documentale e degli altri processi amministrativi digitali.
Autenticità
Permette di collegare la sottoscrizione al soggetto titolare della firma.
Integrità
Permette di verificare se il documento è stato alterato dopo l’apposizione della firma.
Verifica
La validità della firma e del relativo certificato può essere controllata attraverso software compatibili.
Digitalizzazione
Consente di completare procedure documentali senza passare necessariamente dalla stampa e firma su carta.
Come funziona la firma digitale
La firma viene generata attraverso un sistema crittografico e un certificato qualificato associato al titolare. Il processo permette successivamente di verificare il documento e la firma.
Documento da firmare
Il processo parte dal file informatico che deve essere sottoscritto.
Identificazione
Il titolare utilizza il proprio strumento o sistema di autenticazione.
Generazione della firma
La firma viene prodotta tramite il sistema associato al certificato del titolare.
Documento firmato
Il risultato dipende anche dal formato di firma utilizzato, ad esempio PAdES o CAdES.
Verifica
È possibile verificare certificato, firmatario e integrità del documento.
Gestione del documento
Il file firmato deve poi essere correttamente archiviato nel processo documentale.
Firma digitale locale o firma remota?
La firma digitale può essere utilizzata attraverso strumenti fisicamente in possesso del titolare oppure mediante servizi di firma remota.
Firma locale
Può utilizzare dispositivi come smart card o token in possesso del titolare.
Firma remota
Permette di firmare attraverso sistemi di autenticazione senza avere necessariamente un dispositivo fisico collegato al computer.
Scegli in base al processo
Frequenza di utilizzo, mobilità, numero di documenti e modalità operative possono influenzare la scelta.
Prima di scegliere valuta:
PAdES, CAdES e XAdES: cosa cambia?
Il formato utilizzato determina anche il modo in cui viene gestito e visualizzato il documento firmato. La scelta dipende dal tipo di file e dal processo nel quale deve essere utilizzato.
PAdES
È un formato di firma utilizzato sui documenti PDF.
- Documento PDF
- Firma integrata nel file
- Visualizzazione diretta
- Adatto a molti documenti d’ufficio
CAdES
Può essere utilizzato con differenti tipi di file e genera generalmente un file con estensione .p7m.
- Diversi tipi di file
- Contenitore firmato
- Estensione .p7m
- Richiede software compatibile
XAdES
È un formato pensato per firme elettroniche applicate a documenti XML.
- Documenti XML
- Processi strutturati
- Dati informatici
- Uso in specifici flussi digitali
Quando può servire la firma digitale a una PMI?
Le situazioni concrete dipendono dal tipo di attività, dagli adempimenti e dai rapporti con clienti, fornitori e pubbliche amministrazioni.
La firma può inoltre essere inserita all’interno di un processo più ampio di gestione dei documenti aziendali .
Determinati contratti, dichiarazioni e atti possono essere gestiti digitalmente.
Alcune procedure digitali richiedono documenti sottoscritti elettronicamente.
La firma può essere richiesta in specifici procedimenti e servizi digitali.
Può completare processi nei quali documenti e approvazioni sono gestiti senza carta.
Come ottenere una firma digitale
La firma digitale viene rilasciata attraverso prestatori di servizi fiduciari qualificati.
Prima di acquistare un servizio conviene confrontare modalità di utilizzo, identificazione, dispositivi, assistenza e rinnovi.
- Verifica il prestatore del servizio.
- Scegli tra firma locale e remota.
- Controlla le modalità di identificazione.
- Valuta compatibilità e software.
- Verifica durata e rinnovo del certificato.
- Considera assistenza e recupero credenziali.
A chi richiedere la firma?
AgID pubblica informazioni sui prestatori di servizi fiduciari qualificati e sugli operatori attivi in Italia.
Verifica che il servizio scelto rientri nel quadro dei servizi fiduciari qualificati.
Le liste di fiducia consentono di individuare i prestatori riconosciuti nel sistema eIDAS.
Consulta l’elenco sul sito AgID .
Errori da evitare con la firma digitale
La firma digitale è personale. Dispositivi, credenziali e sistemi di autenticazione devono quindi essere gestiti con attenzione.
Gli strumenti di firma sono personali e non dovrebbero essere utilizzati indistintamente da più persone.
Prima della sottoscrizione è necessario verificare il contenuto del file corretto.
È utile controllare in anticipo validità e procedure di rinnovo del servizio.
Inserire l’immagine grafica di una firma in un PDF non equivale alla firma digitale.
Quando si riceve un documento firmato, può essere opportuno verificare firma e certificato.
Anche i documenti firmati dovrebbero essere inseriti nel corretto flusso documentale.