PEC: cos’è, come funziona e come usarla in azienda
La Posta Elettronica Certificata consente di inviare comunicazioni digitali ottenendo ricevute che attestano l’invio e la consegna. Per imprese e professionisti rappresenta uno strumento fondamentale per comunicazioni formali e domicilio digitale.
Cos’è la PEC?
La PEC è un sistema di posta elettronica che permette di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio attraverso ricevute generate dai gestori.
Quando la comunicazione avviene tra due caselle PEC, il sistema certifica data di invio, integrità del messaggio e consegna al destinatario.
Per una PMI la PEC entra spesso nello stesso ecosistema di gestione documentale e firma digitale .
Invio attestato
Il gestore del mittente produce una ricevuta relativa alla presa in carico del messaggio.
Consegna attestata
Il mittente riceve una comunicazione relativa all’avvenuta o mancata consegna.
Integrità
Il sistema certificato protegge il contenuto del messaggio durante il processo di trasmissione.
Comunicazione formale
Può essere utilizzata per numerose comunicazioni amministrative e professionali.
Come funziona una PEC
L’invio coinvolge la casella del mittente, il relativo gestore, il gestore del destinatario e la casella PEC di destinazione.
Preparazione
Il mittente compone il messaggio, inserisce destinatario, oggetto ed eventuali allegati.
Invio
Il messaggio viene inviato dalla casella PEC del mittente.
Accettazione
Il gestore del mittente effettua i controlli previsti dal sistema.
Trasmissione
Il messaggio viene trasmesso verso il gestore della casella destinataria.
Consegna
Il messaggio viene depositato nella casella PEC del destinatario.
Ricevuta
Il mittente riceve la documentazione relativa all’esito della consegna.
Ricevuta di accettazione e ricevuta di consegna
Uno degli elementi più importanti della PEC è rappresentato dalle ricevute generate durante la trasmissione.
Ricevuta di accettazione
Conferma la presa in carico del messaggio da parte del gestore PEC del mittente.
Ricevuta di avvenuta consegna
Attesta che il messaggio è stato consegnato alla casella PEC destinataria.
Mancata consegna
Se il messaggio non può essere consegnato, il sistema genera una comunicazione relativa all’esito negativo.
Dopo un invio importante:
La PEC è obbligatoria?
La normativa prevede obblighi differenti in base al soggetto. Per le imprese il tema è strettamente collegato al domicilio digitale registrato presso il Registro delle imprese.
Domicilio digitale
Le imprese devono disporre e comunicare il proprio domicilio digitale secondo la disciplina applicabile.
- Registro delle imprese
- Indirizzo aggiornato
- Casella attiva
- Controllo periodico
PEC professionale
Per i professionisti possono operare obblighi legati all’attività e all’iscrizione negli indici previsti.
- Domicilio digitale
- INI-PEC
- Ordini professionali
- Comunicazioni ufficiali
INAD
Il cittadino può eleggere volontariamente una PEC come domicilio digitale personale su INAD.
- Registrazione volontaria
- Domicilio digitale
- Comunicazioni elettroniche
- Consultazione pubblica
Quando usare la PEC in azienda?
La PEC è particolarmente utile quando l’impresa deve documentare in modo formale l’invio e la consegna di una comunicazione.
Il messaggio e le ricevute possono poi essere inseriti nel sistema di gestione dei documenti aziendali .
Comunicazioni e procedimenti nei quali è previsto l’utilizzo di canali certificati.
Comunicazioni formali, contestazioni o trasmissione di documentazione.
Invio di file e comunicazioni per le quali è importante documentare la consegna.
Può rientrare nei flussi relativi a pratiche, istanze e adempimenti.
Come scegliere una PEC per la PMI
Il prezzo è soltanto uno dei criteri da considerare. Per una casella utilizzata nelle attività aziendali è utile valutare anche spazio, sicurezza, archivio e modalità di accesso.
- Gestore presente negli elenchi ufficiali.
- Dimensione della casella.
- Spazio dedicato all’archivio.
- Accesso da smartphone e dispositivi mobili.
- Notifiche e sistemi di avviso.
- Sicurezza dell’account.
- Assistenza disponibile.
- Costi di rinnovo.
Verifica sempre il gestore
AgID pubblica l’elenco dei gestori PEC iscritti nel sistema italiano.
Una casella aziendale dovrebbe essere mantenuta attiva e controllata regolarmente.
Consulta l’ elenco dei gestori PEC AgID .
PEC ed eIDAS: cosa deve sapere una PMI
PEC e servizi europei di recapito elettronico certificato appartengono allo stesso scenario di digitalizzazione delle comunicazioni, ma non devono essere confusi automaticamente.
AgID chiarisce che la PEC soddisfa i requisiti del servizio elettronico di recapito certificato, ma non soddisfa integralmente quelli del servizio elettronico di recapito certificato qualificato previsto dal regolamento eIDAS.
Per seguire l’evoluzione ufficiale consulta la pagina PEC verso eIDAS di AgID .
Le imprese che operano anche a livello europeo possono avere esigenze di interoperabilità e riconoscimento transfrontaliero più ampie rispetto alla sola comunicazione PEC nazionale.
È quindi utile distinguere il servizio concretamente utilizzato e verificare i requisiti richiesti dal singolo procedimento.
Errori da evitare nella gestione della PEC
Trattare la PEC come una normale casella email può creare problemi organizzativi e far perdere comunicazioni importanti.
Una casella utilizzata come domicilio digitale deve essere monitorata con continuità.
Per comunicazioni importanti è opportuno mantenere anche le relative ricevute.
La capienza della casella e dell’archivio deve essere monitorata periodicamente.
Le informazioni registrate negli indici ufficiali devono essere mantenute corrette e utilizzabili.
Gli accessi alla casella aziendale dovrebbero essere organizzati e protetti.
La PEC certifica il processo di comunicazione; la firma digitale svolge una funzione differente sul documento sottoscritto.