Fatturazione elettronica: come funziona e cosa deve sapere una PMI
La fatturazione elettronica permette di creare, trasmettere, ricevere e gestire le fatture in formato digitale. Per una PMI è importante comprendere il ruolo del Sistema di Interscambio, gli esiti di trasmissione, i dati da controllare e la conservazione dei documenti.
Cos’è la fatturazione elettronica?
La fattura elettronica è un documento informatico strutturato che viene predisposto secondo specifiche tecniche e trasmesso attraverso il Sistema di Interscambio.
Per l’impresa non rappresenta soltanto la versione digitale di una fattura cartacea: entra infatti in un processo amministrativo che comprende emissione, trasmissione, ricezione, controllo e conservazione.
Per questo può essere utile collegare la fatturazione alla gestione documentale dell’azienda.
Documento strutturato
La fattura contiene dati organizzati secondo il tracciato previsto per la trasmissione elettronica.
Controlli automatici
Il Sistema di Interscambio esegue controlli prima dell’inoltro al destinatario.
Notifiche ed esiti
Il processo produce ricevute e comunicazioni che devono essere controllate.
Archivio digitale
Le fatture devono essere gestite e conservate secondo le regole applicabili.
Come funziona la fattura elettronica
Il flusso parte dalla creazione della fattura e prosegue attraverso il Sistema di Interscambio, che effettua controlli e gestisce l’inoltro verso il destinatario.
Creazione della fattura
L’impresa inserisce dati del cedente, cliente, operazione, IVA, importi e altre informazioni necessarie.
Generazione del file
I dati vengono organizzati nel formato previsto per la fatturazione elettronica.
Invio allo SdI
Il documento viene trasmesso al Sistema di Interscambio attraverso il canale utilizzato.
Controlli
Il sistema verifica diversi elementi formali e tecnici del documento prima del recapito.
Recapito
Se il documento supera i controlli, viene gestito l’inoltro verso il destinatario.
Esito
L’impresa deve verificare le ricevute e le eventuali notifiche generate dal processo.
Quali dati controllare prima dell’invio
Molti problemi possono essere evitati verificando i dati prima della trasmissione. L’esattezza delle informazioni anagrafiche, fiscali e commerciali è importante anche per le successive attività amministrative.
Dati delle parti
Controlla denominazione, identificativi fiscali e informazioni del destinatario.
Dati dell’operazione
Descrizione, quantità, imponibile, aliquote e trattamento fiscale devono essere coerenti con l’operazione.
Dati di recapito
Verifica le informazioni necessarie per identificare correttamente il destinatario.
Prima dell’invio verifica:
Cosa succede dopo l’invio?
Dopo la trasmissione è importante verificare l’esito. Invio effettuato e fattura correttamente elaborata non sono necessariamente la stessa cosa.
Fattura trasmessa
Il file è stato inviato al Sistema di Interscambio e viene sottoposto ai controlli.
- Invio effettuato
- Controlli tecnici
- Attesa dell’esito
Fattura elaborata
Se supera i controlli, il documento prosegue nel flusso di recapito.
- Controlli superati
- Gestione del recapito
- Ricevuta da archiviare
Fattura scartata
Se vengono rilevati problemi, è necessario leggere la notifica e intervenire sui dati indicati.
- Analisi dell’errore
- Correzione
- Nuova trasmissione
Come scegliere un software per fatturazione elettronica
Il software non dovrebbe limitarsi alla sola generazione del file. Per una PMI è utile valutare l’intero processo amministrativo: clienti, documenti, scadenze, incassi e collegamento con gli altri strumenti aziendali.
Se la fatturazione fa parte di un processo più ampio, approfondisci anche i software di fatturazione .
Clienti e fornitori facilmente richiamabili durante la compilazione.
Stato delle fatture, notifiche e documenti organizzati nello stesso ambiente.
Collegamento tra documento, pagamento e stato amministrativo.
Collegamenti con gestionale, documenti e altri processi dell’impresa.
Conservazione delle fatture elettroniche
La semplice presenza del file sul computer o nel software non coincide necessariamente con un processo di conservazione digitale conforme alle regole applicabili.
La fattura dovrebbe quindi essere gestita all’interno di un sistema organizzato, insieme agli altri documenti amministrativi dell’impresa.
- Organizzare fatture emesse e ricevute.
- Conservare anche gli elementi necessari alla gestione del processo.
- Proteggere l’accesso ai documenti.
- Prevedere procedure di backup e continuità operativa.
- Integrare la fatturazione nella gestione documentale.
Fattura e archivio devono lavorare insieme
Organizza fatture, contratti, allegati e altri documenti amministrativi.
Può essere richiesta o utile in specifici processi e documenti digitali.
Rappresenta un ulteriore strumento di comunicazione digitale certificata utilizzato dalle imprese.
Deve essere distinta dal semplice salvataggio locale dei file.
Errori da evitare nella fatturazione elettronica
Una procedura ordinata riduce errori, duplicazioni e difficoltà nella gestione amministrativa quotidiana.
L’invio del file non dovrebbe essere considerato il punto finale: occorre verificare l’esito.
Un archivio clienti organizzato riduce errori e velocizza la preparazione dei documenti.
Collegare documenti e scadenze facilita il controllo della situazione amministrativa.
Salvare semplicemente un file non equivale automaticamente alla conservazione digitale prevista.